Se anche tu ti sei trovato spesso in una situazione in cui non riuscivi a ritrovare quella particolare immagine e ti sei chiesto come organizzare le immagini del tuo archivio, sei nel posto giusto! In questa guida voglio descriverti il metodo che utilizzo nel mio lavoro per organizzare le immagini nel mio archivio fotografico. Iniziamo!
L’organizzazione del proprio archivio fotografico, si sa, è un argomento che in tanti tralasciano perché, ahimè, non ne riconoscono la giusta importanza. Sia che tu sia un amatore alle prime armi sia che tu sia un fotografo esperto, ed a maggior ragione se sei o aspiri a fare della fotografia la tua professione, come organizzare le immagini del tuo archivio fotografico può fare la differenza tra l’essere profittevole ed il perdere tantissimo tempo alla ricerca di una particolare fotografia.
Perché è importante organizzare le immagini?
Per capire l’importanza dell’organizzare le immagini correttamente nel tuo archivio fotografico ti voglio fare due esempi che mi sono capitati personalmente recentemente.
A distanza di circa un anno da quando ho fotografato un importante congresso medico internazionale, gli organizzatori mi hanno ricontattato per avere in licenza alcune delle immagini da inserire in una pubblicazione. Il cliente aveva già identificato le immagini di cui aveva bisogno tra quelle che avevo consegnato per l’uso online e, quindi, mi ha fatto avere una lista con i riferimenti delle immagini e le risoluzioni di cui aveva bisogno. Anche se era passato più di un anno dalla consegna e le immagini di quel servizio erano già state spostate nel mio archivio di lungo periodo, sono stato in grado di ritrovare le immagini immediatamente, esportarle nel formato e nella risoluzione richiesti e chiudere un accordo economicamente vantaggioso in un tempo veramente ridotto. Immagini che fatica avrei fatto e ritrovare esattamente quelle immagini richieste dal cliente se non avessi avuto un metodo efficace per organizzare le immagini del mio archivio?
“Sì, ma Daniè, io mica faccio il fotografo professionista. A me a cosa serve perdere tempo ad organizzare bene tutto?!
Ti racconto un altro esempio, questa volta della mia vita privata. L’ultima volta che sono stato in Islanda ho scattato un foto ad una coppia di amici che erano con noi e che loro hanno molto apprezzato. Volendo regalargli una stampa di alta qualità da incorniciare ed appendere nel loro soggiorno ho avuto necessità di ritrovare esattamente quella immagine per prepararne una versione adatta alla stampa. L’ho potuto fare in un battibaleno grazie al fatto che il mio archivio è organizzato secondo la logica che sto per spiegarti e che, mi auguro, ti farà risparmiare tantissimo tempo!
Che tu sia un professionista o un amatore, quindi, potrai solo trarre beneficio da un archivio ben organizzato. Vediamo come farlo.
Come organizzare le immagini di un archivio fotografico
Prima di iniziare, una premessa d’obbligo: ciscuno di noi è unico ed ha un proprio modo di pensare e di organizzarsi. Quello che sto per descriverti è il MIO modo di organizzare le immagini del mio archivio fotografico. Non intendo assolutamente dire che questo sia il miglior modo o l’unico per organizzare le immagini, è semplicemente quello che ho scelto di adottare io dopo tanti anni di prove e che, ad oggi, soddisfa le mie necessità. Vorrei che fosse per te uno spunto di riflessione e un primo passo su cui andare a costruire il tuo metodo su come organizzare le immagini nel tuo archivio fotografico.
A grandi linee, il mio metodo di archiviazione è basato sull’anno e sul cliente/progetto/evento. Nella mia cartella di archivio, quindi, ho tante sottocartelle per ciascun anno e dentro ciascun anno ho una cartella per ciascun evento o ciascun cliente.
Ogni cartella di dettaglio è nominata secondo uno schema fisso in cui all’inizio compare la data al rovescio nel formato ANNO-MESE-GIORNO-NOMEDELLACARTELLA, ad esempio 2019-09-14-Concerto-Orchestra-Iluminart-San-Pietro.
PERCHE’ LA DATA CON ORDINE INVERTITO?
La scelta di utilizzare una data alla “americana” con l’anno prima poi il mese ed infine il giorno deriva dal fatto che così facendo sarà sempre garantito un ordine sequenziale delle cartelle. Se, infatti, decidessi dinominare le cartella con la data classica, queste verrebbero messe in un ordine differente da quello temporale, come puoi vedere dalla immagine sotto.
Ciascuna cartella è poi organizzata in diverse sottocartelle secondo una alberatura che ti mostro nell’immagine qui sotto.
OK, ora non spaventarti! Sembra molto più complicato di quanto sia in realtà! 🙂
Vediamo a cosa servono le varie cartelle nel dettaglio:
- SCARICO: questa è la cartella in cui copio tutti i file dalle schede di memoria. Qui dentro, quindi, c’è tutto ed è in questa cartella che effettuo la selezione delle immagini da lavorare.
- SELEZIONATE: in questa cartella si trovano solamente le immagini selezionate e su cui farò la post-produzione.
- RAWs: qui conservo i file RAW prodotti dalla mia macchina fotografica e su cui farò la post-produzione. Questa è l’unica cartella che importo in Lightroom!
- JPEGs: in questa cartella vengono conservati i file esportati da Lightroom al termine della lavorazione.
- WEB: in questa cartella si trovano le immagini con una risoluzione adatta al web. Sono, ad esempio, le immagini che consegno tramite la mia gallery online oppure quelle che utilizzo sul blog o sui social media o ancora quelle che voglio condividere tramite e-mail.
- STAMPA: in questa cartella esporto le immagini destinate alla stampa, sia essa una stampa fine-art, un album oppure immagini da consegnare per una brochure.
Al termine della fase di post-produzione, quindi, nella cartella RAWs avrò tutti i RAW con i file XMP abbinati (e gli eventuali PSD/TIFF se Photoshop è stato utilizzato) e nelle sottocartelle della cartella JPEG i file pronti all’uso. Nella cartella SCARICO, invece, saranno rimasti solamente i file RAW che ho scartato e che, quindi, non sono stati mai importati in Lightroom.
Se cancellare o mantenere i file nella cartella SCARICO è una scelta personale basata essenzialmente sul quantitativo di spazio di archiviazione che hai a disposizione. Nel mio flusso di lavoro, posso permettermi di mantenere questi file per sicurezza poiché il NAS che utilizzo per l’archiviazione ha 4 dischi da 10TB l’uno e, al momento, non ho problemi da questo punto di vista. Si tratta di un ulteriore livello di sicurezza perché, conservando anche questi file, ho sempre modo di rivederli alla ricerca di qualche immagine che può essere stata saltata in fase di selezione. Ad ogni modo, ti consiglio di eliminare le immagini non selezionate SOLAMENTE dopo la consegna del servizio o, comunque, dopo aver terminato la lavorazione di tutte le immagini nel caso siano immagini personali.
In conclusione
Bene, se sei arrivato fin qui nella lettura significa che anche tu hai a cuore come organizzare le immagini del tuo archivio fotografico. Ti invito a riflettere sul modo in cui al momento organizzi le tue immagini e spero che lo scenario che ti ho descritto possa esserti utile come base su cui sviluppare un metodo di archiviazione delle immagini che funzioni per te e per le tue esigenze.
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Daniele
